Ez azért fontos, mert a rendezvény ideje alatt a résztvevők egész nap, vagy többnapos rendezvény esetén – több napon keresztül ebben a teremben fognak tartózkodni. Ha azt szeretnénk, hogy mindenki elégedetten távozzon majd, akkor érdemes előre megnézni a termet: mennyire süt be a nap, vagy mennyire sötét? Van-e légkondi? Megfelelően szabályozható-e a hőmérséklet? Ezeket a kérdéseket érdemes végigjárni, hogy megtaláljuk a megfelelő céges rendezvényhelyszínt.